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Guía para la Evaluación de los Programas de Compliance

Guía para la Evaluación de los Programas de Compliance

La División Penal del Departamento de Justicia de EEUU ha publicado un documento* que pretende ayudar a los Fiscales a tomar decisiones informadas sobre en qué medida, el programa de cumplimiento de una organización es efectivo de cara a posibles sanciones. La estructura del documento se basa en dar respuesta a tres preguntas fundamentales:

1º ¿Está bien diseñado el programa de cumplimiento de la organización?

Para ello, debe analizar la organización en profundidad identificando, evaluando y definiendo su perfil de riesgo. Será decisivo conocer su metodología, recursos, y códigos de conducta así como la forma de comunicar y formar a los empleados en políticas y procedimientos y otras partes interesadas (por ej. proveedores). A todo ello se suma la necesidad de establecer personas clave en el ejercicio y supervisión de los procesos de control de tales políticas.

Otro sello distintivo de un programa de Compliance efectivo consiste en la existencia de un canal de denuncias para que los empleados puedan reportar eventuales indicios de incumplimientos de las normas internas de la compañía. El fiscal deberá evaluar si la gestión de las incidencias incluye medidas para crear un ambiente de trabajo abierto, sin temor a represalias, contando con mecanismos de seguimiento e investigación y recursos adecuados. Así mismo, deberán contar con planes de acción concretos y posibles consecuencias ante los incumplimientos.

La evaluación del riesgo de proveedores/socios/clientes será, del mismo modo, vital para un buen diseño del programa de Compliance, especialmente en procesos de fusión y adquisición a través de las “due diligence” o procesos de diligencia debida.

2º ¿Se está implementado de manera efectiva el programa de cumplimiento?

La trazabilidad de la información y de los procesos de puesta en práctica, será fundamental a la hora de demostrar el valor de un programa de Compliance. Deberá investigarse el grado de compromiso por parte de la alta dirección y de los mandos intermedios. La alta dirección de la compañía deberá encargarse de “dar el tomo desde arriba” articulando los estándares éticos y asegurándose de que éstos se transmitan al resto de la plantilla de manera clara e inequívoca generando cultura de Cumplimiento.

Para un adecuado funcionamiento del sistema de Compliance deberá dotarse de suficientes recursos el departamento encargado de la función, teniendo en cuenta el tamaño, estructura y perfil de riesgo de la compañía, dotandole al mismo tiempo de autonomía para el correcto ejercicio de sus funciones, evitándose con ello posibles conflictos de interés con las áreas supervisadas, y teniendo acceso directo al Comité de Dirección y al Comité de Auditoría.

Por otra parte, tanto la remuneración como las medidas disciplinarias deberán estar alineadas con los objetivos de Compliance.

3º ¿El programa de Cumplimiento funciona en la práctica?

Una característica propia de un programa efectivo es su capacidad de mejora continua y evolución por medio de pruebas periódicas, que identificarán áreas de riesgo y originarán ajustes que impedirán que quede obsoleto.

Cada programa de Cumplimiento es específico para una entidad, como lo es la situación de cada empresa sujeta a análisis, por lo que deberá ser evaluado en el contexto concreto de cada investigación, es decir, no existe ninguna fórmula rígida para determinar su efectividad. Es imprescindible valorar los riesgos de cada empresa y las soluciones para gestionarlos, a través de un análisis personalizado y un posterior juicio experto, a la luz de la información recopilada.

*https://www.justice.gov/criminal-fraud/